Privacyverklaring
Levavi is de handelsnaam van Niels Hennekam, ergotherapeut, gevestigd in Nijmegen. Levavi levert verslagsoftware (Levavi Sessies), begeleiding bij het gebruik van AI in de praktijk, websites en apps op maat aan zorgondernemers en praktijken. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens Levavi verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt.
KvK-nummer: [KvK-nummer invullen] · btw-id: [btw-id invullen] · contact: hallo@levavi.nl
In het kort. Van bezoekers van deze website verwerkt Levavi niets, behalve wat je zelf mailt. Van klanten verwerkt Levavi de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren. Cliëntgegevens die een praktijk met Levavi Sessies verwerkt, blijven van die praktijk: Levavi is daarvoor verwerker, werkt op een server in Nederland in eigen beheer, gebruikt geen externe AI-aanbieders en traint nergens een model mee.
1. Deze website
De website plaatst geen cookies en gebruikt geen statistieken- of advertentiediensten. Er worden geen bezoekgegevens bijgehouden door Levavi. De hostingpartij kan technische logboeken bijhouden (zoals IP-adres en tijdstip) voor beveiliging en storingsopsporing; die logboeken worden niet door Levavi gebruikt om bezoekers te volgen. Hostingpartij: [naam en vestigingsland invullen].
Stuur je een e-mail, dan bewaart Levavi je bericht en je e-mailadres zolang dat nodig is om je vraag te beantwoorden en, als er een samenwerking uit voortkomt, zolang de samenwerking duurt.
2. Klanten en contactpersonen
Van klanten en van mensen die contact opnemen verwerkt Levavi: naam, praktijknaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres- en factuurgegevens, en de correspondentie over de dienst. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht voor de administratie.
| Gegevens | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Contact- en factuurgegevens | Overeenkomst uitvoeren, factureren | 7 jaar na het laatste boekjaar (fiscale bewaarplicht) |
| Correspondentie | Vragen beantwoorden, afspraken vastleggen | Duur van de samenwerking, daarna 1 jaar |
| Toegangsgegevens tot Levavi Sessies (token per praktijk) | Beveiligde toegang | Zolang de dienst loopt; bij beëindiging direct ingetrokken |
3. Cliëntgegevens in Levavi Sessies
Gebruikt een praktijk Levavi Sessies, dan verwerkt de software gegevens over cliënten van die praktijk: opnames van gesprekken, uitgeschreven tekst, verslagen, cliëntkaarten en de namen die de praktijk aan sessies koppelt. Dat zijn gezondheidsgegevens. Daarvoor geldt:
- De praktijk is verwerkingsverantwoordelijke, Levavi is verwerker. De praktijk bepaalt welke gesprekken worden opgenomen, welke verslagen worden gemaakt en wat ermee gebeurt. De afspraken staan in een verwerkersovereenkomst die vóór de start wordt getekend.
- Verwerking in Nederland, in eigen beheer. Levavi Sessies draait op een server in Nederland die Levavi zelf beheert. De taalmodellen die de verslagen schrijven draaien op diezelfde server. Er gaan geen opnames, teksten of verslagen naar een externe AI-aanbieder of naar een ander land.
- Geen training. Gesprekken en verslagen worden nergens gebruikt om een model te trainen of te verbeteren.
- Opnames worden gewist. Een opname wordt na verwerking tot tekst verwijderd, tenzij de behandelaar er bij die sessie bewust voor kiest de audio te bewaren.
- Bewaartermijnen stelt de praktijk in. Per soort gegeven (opnames, uitgeschreven tekst, verslagen, cliëntkaarten) bepaalt de praktijk hoe lang het bewaard blijft; wat over de termijn is, wordt automatisch verwijderd.
- Gescheiden per praktijk. Elke praktijk heeft een eigen omgeving met een eigen toegangssleutel. Praktijken kunnen niet bij elkaars gegevens.
- Geen subverwerkers voor de inhoud. Voor de verwerking van gesprekken en verslagen schakelt Levavi geen andere partijen in. Voor versleutelde back-ups wordt gebruikgemaakt van: [opslaglocatie back-ups invullen].
Rechten van cliënten (inzage, correctie, verwijdering) lopen via de praktijk. Levavi helpt de praktijk daar binnen de afgesproken termijn bij.
4. Beveiliging
- De schijven van de server zijn volledig versleuteld; zonder sleutel zijn de gegevens onleesbaar.
- Toegang tot de omgeving van een praktijk verloopt via een beveiligde verbinding en een eigen toegangssleutel per praktijk.
- Back-ups zijn versleuteld en met een wachtwoord beveiligd.
- Toegang tot de server is beperkt tot Levavi; beheerhandelingen worden gelogd.
- Bij een datalek informeert Levavi de praktijk zonder onnodige vertraging, zodat de praktijk haar meldplicht kan nakomen.
5. Normen waar Levavi naar werkt
Levavi is (nog) niet gecertificeerd. De inrichting en werkwijze zijn wel gebaseerd op de normen die in de zorg gelden, en die vormen de lat waarlangs Levavi zichzelf beoordeelt:
- AVG en de uitleg daarvan door de Autoriteit Persoonsgegevens: verwerkersovereenkomst, minimale gegevens, bewaartermijnen, rechten van betrokkenen.
- NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg) als leidraad voor de organisatie van beveiliging: toegang, versleuteling, back-up, incidenten.
- NEN 7513 voor het vastleggen wie wanneer toegang had tot cliëntgegevens.
- NEN 7512 voor veilige uitwisseling van gegevens met een dossiersysteem, zodra een koppeling wordt ingericht.
Certificering is een volgende stap; tot die tijd staat hier eerlijk dat het om uitgangspunten gaat en niet om een behaald certificaat.
6. Begeleiding, websites en apps
Bij AI-begeleiding bespreekt Levavi vooraf welke gegevens wel en niet met externe AI-tools gedeeld mogen worden; cliëntgegevens horen daar niet bij. Bij websites en apps die Levavi voor een praktijk bouwt, is de praktijk verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die daarmee worden verzameld; Levavi legt per project vast welke gegevens dat zijn en waar ze staan.
7. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van de verwerking, op overdracht van je gegevens en op bezwaar. Mail naar hallo@levavi.nl; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je het niet eens met hoe Levavi met je gegevens omgaat, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Deze verklaring kan veranderen als de dienst verandert. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.